Lokale Speicherung von Daten

Ausschließlich lokal gespeicherte Daten können etwa bei Hardwaredefekten leicht verloren gehen. Werden unternehmenskritische Daten zerstört oder verfälscht, können dadurch Geschäftsprozesse und Fachaufgaben verzögert oder sogar ganz verhindert werden und zu Vertrauenseinbußen bei Kunden und Partnern sowie einem negativen Eindruck in der Öffentlichkeit führen. Werden wichtige Daten ausschließlich lokal gehalten, können andere Benutzer außerdem nicht darauf zugreifen, etwa im Vertretungsfall bei Urlaub oder Krankheit. Oftmals werden zusätzlich lokale Kopien der zentral gespeicherten Daten angelegt. Dies führt nicht nur häufig zu inkonsistenten Versionsständen, sondern auch dazu, dass Daten entweder vorschnell oder nicht wie notwendig gelöscht werden.

Daher soll das Speichern von schutzbedürftigen geschäftlichen Daten auf lokalen Datenträgern (im Notebook, externe Festplatten, Speicherkarten, USB-Sticks etc.) vermieden werden. Alle schutzbedürftigen geschäftlichen Daten, die lokal erstellt, verändert oder gespeichert wurden, müssen zeitnah (am besten taggleich) durch den Beschäftigten selbst über die Anbindung an das unternehmenseigene Netz und auf ein dortiges Netzlaufwerk übertragen (=verschoben) werden. Alternativ kann die Speicherung auch auf vom Unternehmen zugelassenen Cloud-Datenräumen erfolgen.  Wenn sichergestellt ist, dass der betreffende Datenträger verschlüsselt ist, so können die Daten bei Bedarf bis zu einer Woche lokal aufbewahrt werden.

Bei Unklarheit können die Datenschutzbeauftragte und/oder der IT-Sicherheitsbeauftragte nach dem Schutzbedarfsniveau befragt werden.

Persönliche Anwender-Daten (Bilder, Apps und andere private Dateien) werden in der Regel nicht durch die zentrale Datensicherung gesichert. Entsprechend ist für die Sicherung der persönlichen Daten (z. B. über den privaten iCloud-Account) selbst Sorge zu tragen.

Lokal gespeicherte Informationen werden oft nicht im Datensicherungskonzept berücksichtigt. Fällt das Endgerät aus oder geht verloren, sind die lokal gespeicherten Informationen nicht mehr verfügbar.